{"id":263,"date":"2016-02-25T09:25:35","date_gmt":"2016-02-25T14:25:35","guid":{"rendered":"http:\/\/pyramide.excavationsallard.com\/?page_id=263"},"modified":"2016-03-01T16:24:53","modified_gmt":"2016-03-01T21:24:53","slug":"bons-factures","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/pyramide.excavationsallard.com\/?page_id=263","title":{"rendered":"Bons &#038; factures"},"content":{"rendered":"<h1><span style=\"color: #26ad60;\">Gestion des bons et factures<\/span><\/h1>\n<hr class=\"myhr\" \/>\n<p>Les bons et les factures arrivent de partout: par courriel, par la poste et par les ouvriers. Puisque la plupart de ces documents concernent les chantiers, la personne la mieux plac\u00e9e pour les traiter est celle qui g\u00e8re et conna\u00eet les feuilles de temps. Bien que cette page fasse partie int\u00e9grante de la gestion des feuilles de temps, elle englobe aussi le traitement du courrier et des <a href=\"http:\/\/pyramide.excavationsallard.com\/?page_id=104\">documents re\u00e7us par courriel<\/a>.<\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\">Pour toutes factures re\u00e7ues<\/span>, il est important d&#8217;inscrire la date de r\u00e9ception \u00e0 l&#8217;aide de l&#8217;estampe. De cette fa\u00e7on il est facile de se rappeler la date de r\u00e9ception des factures.<\/p>\n<p><strong>Bons<\/strong><br \/>\nLes bons sont des re\u00e7us qui justifient les factures \u00e9mises par les fournisseurs. Tous les bons sont conserv\u00e9s dans une chemise pour qu&#8217;au moment de la r\u00e9ception de la facture, ils puissent y \u00eatre compar\u00e9s.Voici la liste des types de bons et la fa\u00e7on de les g\u00e9rer:<\/p>\n<ul style=\"position: relative; top: -20px;\">\n<li>Bon de chargement\/pes\u00e9e:<br \/>\nFeuille remise aux camionneurs pour les chargements et les d\u00e9p\u00f4ts de mat\u00e9riaux en vrac. C&#8217;est aux camionneurs de compiler et d&#8217;inscrire les bons dans leurs feuilles de temps, mais la personne en charge des feuilles de temps dois r\u00e9viser les poids et les types de mat\u00e9riaux. Voir <a href=\"http:\/\/pyramide.excavationsallard.com\/?page_id=81\">gestion des feuilles de temps<\/a>. Les bons doivent \u00eatre class\u00e9s par fournisseurs et ins\u00e9r\u00e9s dans la chemise orange en attendant la facture.<\/li>\n<li>Bon de commande:<br \/>\nCes bons sont g\u00e9n\u00e9ralement remis lors d&#8217;achat de mat\u00e9riaux pour les chantiers (tuyaux, fosses septique, isolant&#8230;). \u00c0 moins d&#8217;indications contraires, ils ne sont pas inscrit dans Gestio mais ils sont mis directement dans la chemise des bons.<\/li>\n<li>Bon de location:<br \/>\nPour toutes les machines et outils lou\u00e9s un bon de location est remis \u00e0 l&#8217;employ\u00e9. Afin de retracer pour quel(s) projet(s) l&#8217;outils a \u00e9t\u00e9 lou\u00e9, il faut inscrire le num\u00e9ro de bon, une description de l&#8217;outils ainsi que le fournisseur dans une feuille de mat\u00e9riaux et locations. Il arrive qu&#8217;une m\u00eame location soit utilis\u00e9e pour plusieurs projets. Il est important de garder un suivi avec les employ\u00e9s concern\u00e9s pour bien r\u00e9partir la location dans chacun des projets. Il se peut donc qu&#8217;il faille cr\u00e9er une feuille de mat\u00e9riaux et locations pour chacun des projets.<br \/>\nApr\u00e8s enregistrement, le bon est plac\u00e9 dans la chemise des bons.<\/li>\n<li>Bons de travail:<br \/>\nLa grande majorit\u00e9 des compagnies engag\u00e9es en sous-traitance vont remettre des bons de travail \u00e0 l&#8217;un de nos ouvriers sur le chantier. Il faut, inscrire chacun de ces bons dans une feuille de mat\u00e9riaux dans un bloc de produit. Mentionner le nom de la compagnie, le num\u00e9ro de bon et une description des travaux ex\u00e9cut\u00e9s. Les bons sont ensuite plac\u00e9s dans la chemise des bons, class\u00e9s par compagnie.<\/li>\n<li>Bons de travail camionneur:<br \/>\nCes bons nous sont remis par les camionneurs engag\u00e9s en sous-traitance. Ceux-ci sont tenu de diviser leurs heures de travail comme les employ\u00e9s, mais n&#8217;inscrivent pas eux-m\u00eame leurs feuilles de temps dans Gestio. Il faut donc que le responsable des feuilles de temps cr\u00e9e les feuilles pour ces camionneurs.Les bons de travail sont ensuite d\u00e9pos\u00e9s dans la chemise des bons, class\u00e9s par compagnie de transport.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Factures avec bons<\/strong><br \/>\nCe paragraphe vise les factures qui sont pr\u00e9c\u00e9d\u00e9es par des bons de tous types. Ce genre de facture affiche une liste de tous les bons qui y sont inclus. L&#8217;exercice est de s&#8217;assurer que nous avons tous les bons inscrits sur la facture et que les informations sont exactes (temps, quantit\u00e9, type de mat\u00e9riaux, etc). Une telle v\u00e9rification permet de corriger plusieurs erreurs telles que:<\/p>\n<ul style=\"position: relative; top: -20px;\">\n<li>La facturation de mat\u00e9riaux ou de services qui vont pour une autre compagnie<\/li>\n<li>L&#8217;omission de la part du fournisseur de facturer un ou plusieurs bons<\/li>\n<li>La facturation du mauvais produit<\/li>\n<li>L&#8217;omission pour un employ\u00e9 ou un sous-traitant de remettre ses bons<\/li>\n<li>&#8230;<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"position: relative; top: -20px;\">Une fois la facture v\u00e9rifi\u00e9e et les probl\u00e8mes r\u00e9gl\u00e9s (s&#8217;il y a lieu), agrafer l&#8217;ensemble des bons reli\u00e9s \u00e0 la facture derri\u00e8re celle-ci, appliquer une \u00e9toile \u00e0 l&#8217;aide de l&#8217;estampe en guise d&#8217;approbation et remettre la facture \u00e0 la personne en charge de la comptabilit\u00e9.<\/span><br \/>\n<strong>Factures sans bons<\/strong><br \/>\nLe traitement est plus simple dans le cas des factures qui n&#8217;ont aucun bons rattach\u00e9s. La surveillance de ce type de factures tient de la responsabilit\u00e9 de la personne en charge de la comptabilit\u00e9. Par contre, il faut tout de m\u00eame apposer la date de r\u00e9ception sur chacune des factures \u00e0 l&#8217;aide de l&#8217;estampe. Voici des exemples de factures qui n&#8217;ont pas de bons:<\/p>\n<ul style=\"position: relative; top: -20px;\">\n<li>Remplissage d&#8217;essence pour les pick ups<\/li>\n<li>Commande de pi\u00e8ces de machinerie (Nortrax, Peterbilt&#8230;)<\/li>\n<li>Fournisseur de mat\u00e9riaux chez lequel nous n&#8217;avons pas de compte<\/li>\n<li>Transactions effectu\u00e9es avec les cartes de cr\u00e9dit de la compagnie<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Factures des fournisseurs de diesel<\/strong><br \/>\nParce que nous avons droit \u00e0 un remboursement partiel des taxes sur le diesel pour certaines machines, les bons de remplissage fournis par les livreurs de diesel re\u00e7oivent un traitement particulier. \u00c0 chaque remplissage, un bon nous est donn\u00e9 par la m\u00eame occasion. \u00c0 l\u2019occurrence, placer en ordre chronologique les bons dans la chemise des bons class\u00e9es par fournisseurs. Si sur l&#8217;un des bons le montant total n&#8217;est pas \u00e9crit, y inscrire le montant au litre qui nous a \u00e9t\u00e9 donn\u00e9 par le fournisseur au moment de la commande et inscrire le montant total que nous devrions payer en multipliant le montant au litre par le nombre de litres livr\u00e9s.<\/p>\n<p>Au bout d&#8217;une certaine \u00e9ch\u00e9ance, les fournisseurs de diesel nous envoient une facture officielle qui englobe tous les derniers bons qui nous ont \u00e9t\u00e9 remis. De la m\u00eame fa\u00e7on que les bons de chargement des camionneurs, il faut soigneusement comparer le prix de chacun des bons avec ceux qui sont inscrit sur la facture. Au besoin, comprendre et corriger les erreurs.<\/p>\n<p>Une fois la facture v\u00e9rifi\u00e9e et valid\u00e9e, il faut produire une photocopie de tous les bons qui y sont associ\u00e9s. Les photocopies sont agraf\u00e9es \u00e0 l&#8217;arri\u00e8re de la facture, une \u00e9toile est appos\u00e9e sur celle-ci, \u00e0 l&#8217;aide de l&#8217;estampe et est ensuite remise \u00e0 la personne en charge de la comptabilit\u00e9. Les bons originaux, quant \u00e0 eux, sont class\u00e9s en ordre chronologique (tous fournisseurs confondus) dans la chemise des bons de remplissage. Pour faciliter la recherche, les bons peuvent \u00eatres s\u00e9par\u00e9s par mois \u00e0 l&#8217;aide d&#8217;un trombone et un \u00abpost-it\u00bb avec l&#8217;inscription du mois peut \u00eatre appos\u00e9 sur le bon du dessus.<\/p>\n<p>De 2 \u00e0 3 fois par ann\u00e9es, l&#8217;un des responsables prendra la totalit\u00e9 des bons pour les envoyer avec les formulaires d\u00fbment remplis \u00e0 Revenu Qu\u00e9bec afin d&#8217;obtenir un remboursement sur les taxes.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Gestion des bons et factures Les bons et les factures arrivent de partout: par courriel, par la poste et par les ouvriers. Puisque la plupart de ces documents concernent les chantiers, la personne la mieux plac\u00e9e pour les traiter est celle qui g\u00e8re et conna\u00eet les feuilles de temps. 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