Création & modifications des documents
Cet article vise tous les documents officiels précédants l’exécution des travaux tel que les soumissions, estimations ou listes de prix. La mise en page quant à elle, n’est pas expliquée. Il faut se référer aux personnes en charge de la mise en page.
Création de documents
- Si un brouillon en papier est fourni pour la préparation du nouveau document, en faire une copie numérique et l’enregistrée dans le même dossier que le document mis au propre. L’ordre d’affichage des éléments proposé sur le brouillon doit être respecté.
- Utiliser les modèles OpenOffice officiels. Le formatage quant à lui doit être parfait.
- Enregistrer le nouveau document au format OpenOffice(ODT) et PDF dans le dossier approprié. Voir la structure de Google Drive.
- Il est de bonne pratique de revoir le document sous la version PDF afin de déceler les fautes d’écriture et les erreurs dans le formatage.
- Respecter le format proposé pour l’appellation des fichiers. Voir l’article sur l’appellation des documents.
- Dans Gestio…
- s’assurer que le nom du responsable du projet est le bon
- inscrire le prix de la soumission dans la fiche du projet si le document nouvellement créé s’agit d’une soumission
- maintenir les deux premiers indicateurs de progression à jour s’il y a lieu
Sauf sur indications contraires d’un responsable, une seule soumission par projet n’est permise.
Modification de documents
Lors de modification de documents officiels, conserver une copie PDF de chaque version du document et ne conserver que la copie la plus récente du document OpenOffice.
Mentionner au journal toutes modifications significatives apportées à un documents.
Pour nommer les fichiers modifié, voir l’article sur l’appellation des documents.
Division des documents officiels
