Gestion des feuilles de temps

La gestion des feuilles de temps est l’une des tâches les plus délicate et importante. C’est le lien entre les ouvriers et le bureau, le support sur lequel s’appuie le processus de facturation. Tous les ouvriers inscrivent quotidiennement le détail des heures travaillées, ainsi que le matériel utilisé sur les chantiers. L’individu en charge de la gestion des feuilles de temps, établi un contrôle sur l’entrée d’informations dans Gestio; elle assure la véracité et la constance dans le flux d’informations. Il doit se développer une routine d’exécution qui englobe toutes les vérifications.

Révision des feuilles
Avant même d’entrer dans Gestio, prendre tous les dossiers papier des employés pour recueillir les bons et factures.

Chaque employé est tenu de fournir sa feuille quotidiennement, mais l’exception arrive toujours. Avant donc d’entrer dans les feuilles, il faut s’assurer que chaque employé a inscrit sa feuille. Contacter les ouvriers dont la feuille est manquante pour en connaître la raison. Si, après un délais de 48h, un employé n’a toujours pas remis sa feuille, avertir un responsable. Vérifier la date des feuilles par la même occasion; les employés peuvent oublier d’en ajuster la date.
*Astuce: En appliquant le filtre pour les feuilles non-approuvées, on obtient une liste claire des feuilles à traiter.

La gestion des feuilles de temps requiert un suivi serré avec le déroulement des chantiers. La personne en charge ne doit donc pas seulement approuver les feuilles, mais doit les étudier pour avoir une connaissance du déroulement des chantiers.
*Astuce: Pour une meilleur compréhension, traiter les feuilles d’opérateur d’abord, les feuilles des manoeuvres, puis les feuilles des cammionneurs en dernier.

Dans le cas où un chantier aurait débuté avant que le client et/ou le projet ne soit ouvert dans Gestio, les ouvriers sont tenu d’ouvrir un bloc interne et d’y inscrire les informations. Dans ce cas l’individu en charge doit contacter un responsable pour obtenir les informations nécessaires pour ouvrir le client et/ou le projet. Ensuite, les blocs internes concernés doivent être transférés dans des blocs clients.

Si des tâches ont été ajoutées à un projet “prêt à facturer”, une inscription en rouge apparaît. Dans ce cas il faut voir si les tâches sont dans le bon projet. Si oui, faut-il les joindre à une facture existante ou une nouvelle facture sera faite éventuellement?

À moins d’indications contraires, s’assurer d’avoir une copie signée de toutes les soumissions dont le projet débute.

Normalement, les responsables sont tenu d’indiquer sur leurs feuilles de temps si des projets sont prêts à facturer. Dans ces cas, l’indicateur de progression des projets concernés doivent être mis à jour.

À traiter dans les feuilles de temps d’opérateur et manoeuvre:

Le cumulatif des heures correspond-t-il? Doit être à 0 sur le total.
Les heures déclarées à l’interne doivent respecter la politique de déclaration des feuilles de temps
Vérifier que les clients et projets inscrit sont les bons
*Astuce: cliquer sur le bouton «i» à côté du choix de projet pour afficher déroulement complet du projet
Approuver et enregistrer la feuille

À traiter dans les feuilles de temps camionneur:

Le cumulatif des heures correspond-t-il? Doit être à 0 sur le total.
Les heures déclarées à l’interne doivent respecter la politique de déclaration des feuilles de temps
Vérifier que les clients et projets inscrit sont les bons
*Astuce: cliquer sur le bouton «i» à côté du choix de projet pour afficher déroulement complet du projet
Faire sûr que l’équipement sélectionné est le même d’un client à l’autre
Évaluer si le temps pris pour chacun des voyages est normal. Lors d’un doute, contacter le camionneur pour avoir des explications.
Comparer les types de matériaux/transports et les quantités avec les bons de pesée pour valider l’exactitude
La personne en charge des feuilles de temps, a la liberté d’ajouter des spécifications dans les champs “Description” si jugé bon.
Approuver et enregistrer la feuille

Camionneurs en sous-traitance
La plupart des camionneurs engagés ne sont pas en mesure d’inscrire eux-même leurs feuilles de temps dans la base de données. Toutefois, ils sont tenus de fournir la répartition des heures travaillées avec leurs bons de travail. Ainsi, le responsable des feuilles de temps est en mesure de créer une feuille de temps pour chacun des sous-traitants. Si l’une des compagnies de transport avait mauvaise habitude de fournir de l’information incomplète, il faut contacter le le propriétaire en question pour lui faire part de la situation.