Réception en personne

Les visiteurs sont les bienvenues et importants; c’est l’image qu’on doit dégager.
Il peut arriver qu’un visiteur veuille obtenir une soumission ou une estimation pour un projet. Le/la réceptionniste doit demander les plans et documents requis pour la fourniture du prix. Que dois-je demander?
Toutes informations à ne pas oublier doivent être enregistrées dans le journal.

Réception de documents papier
Remettre au soumissionnaire approprié les documents apportés que nous pouvons conserver. En cas d’incertitude, valider par texto avec un responsable.
Si les documents doivent être repris par le client, photographier, de façon claire, chacune des pages du/des document(s) et les placer dans le dossier Google Drive du client en question:

Utiliser le téléphone cellulaire comme appareil
Au moyen d’Airdroid, sélectionner et télécharger les photos sur ordinateur
Les images seront téléchargées dans un fichier ZIP; décompresser les photos dans le dossier du client en respectant la structure,
supprimer les originales du téléphone ainsi que le fichier ZIP de l’ordinateur.
Mentionner l’ajout des fichiers dans le journal

Remise de documents papier
Les documents remis aux clients doivent, autant que possible, être propres et sans pli. Selon le bon jugement du réceptionniste, un porte-document homologué peut être utilisé pour remettre un imprimé officiel Excavation S. Allard tel que:

Soumission
Estimation
Facture
Autres documents avec le design officiel