Gestion des courriels
Cette page fait spécialement référence à l’adresse courriel principale, info@excavationsallard.com. Les autres adresses doivent être personnellement gérée par leur usager de façon harmonieuse avec pyramide. Toutes informations à ne pas oublier doivent être enregistrées dans le journal.
Tous les courriels reçus et envoyés doivent être conservés en archives.
En provenance des clients
Dans la même optique que la réception téléphonique ou en personne, il faut faire sentir au client qu’il est important pour nous. Tous les courriels en provenance de clients (existants ou potentiels) doivent être répondu dans les 24 heures. Si la personne en charge n’a pas et n’aura probablement pas de réponse à la demande dans les délais, il faut minimalement répondre que le courriel a été reçu et que nous répondrons dans les délais les plus brefs.
Selon le type de demande, le client devra fournir des plans ou documents divers. Que dois-je demander?
En provenance de fournisseurs/sous-traitants
Cette catégorie de courriel est plus diversifiée. Les courriels peuvent concerner la personne en charge de la comptabilité, l’un des responsables ou peuvent être traités directement par le/la réceptionniste. C’est au personnel administratif de s’entendre sur la gestion de ces courriels. Pour ce qui est des bons et factures reçus, voir la page sur les bons & factures.
Tout comme avec les clients, il est important d’entretenir des bonnes relations avec nos fournisseurs!
info@excavationsallard.com
Cette adresse englobe tout les courriels qui ne font pas partie de la comptabilité. Dans le but de garder les choses simple pour nos contacts, il y a des exceptions; par exemple, on ne peut exiger à un camionneur sous-traitant de nous envoyer ses bons de chargement à “info”, mais d’envoyer ses factures à “gestion”. Dans ce cas tout sera envoyé à “info” et nous allons nous-même organiser les messages. Listes des types de communication à effectuer avec l’adresse “info”:
- Toutes communications avec les clients précédant l’étape de la facturation
- Publicité
- Communications avec les sous-traitants
- Demandes de permis et de plans
- Messages transmis à partir du site web
- Communications avec les fournisseurs qui n’ont pas de liens avec la comptabilité
gestion@excavationsallard.com
Listes des types de communication à effectuer avec l’adresse “gestio”:
- Toutes communications avec les client à partir de l’étape de facturation
- Échanges avec les fournisseurs qui touchent la comptabilité
- Contrats de location
- Gouvernement Quédec
- Gouvernement Canada
- NECSST
- CCQ
- APCHQ
- Assurance
- Banques et caisse populaire
- Comptable BMB