Communication

Courriels
Les courriels sont bien souvent le seul contact que nous avons avec la clientèle et les fournisseurs. Cela signifie que la seule source que nos destinataires ont pour se former une image d’Excavation S. Allard est la présentation de nos courriels.Les facteurs comme la qualité du français écrit, l’enthousiasme, la constance dans la composition deviennent donc importants pour l’image de l’entreprise. Voici quelques marches à suivre pour conserver la qualité et la constance:

  • Titre des courriels:utiliser des titres simples et clairs qui donnent un aperçu du corps du message. Si l’objet d’un message est la transmission d’un document officiel d’Excavation S. Allard, respecter la composition suivante:
    • Identifier le type de document, ensuite le titre abrégé. Ex.: »Soumission Excavation maison»
    • S’il y a plusieurs document du même type, inscrire les titres séparés d’une virgule. Ex.: «Soumission Excavation maison, Installation sanitaire»
    • Dans le cas où il y a plusieurs types de documents, n’inscrire que les types. Ex.: «Soumission, Liste de prix, Lettre de garantie»
  • Format: tous les documents officiels doivent être transmis au format PDF. Les fichiers éditables (.odt, .ods) ne sont conservés que pour notre utilisation à l’interne.
  • Toujours demander un accusé de réception
  • Tous les courriels envoyés doivent contenir la signature officielle
  • À l’exception des SPAM et publicités, tous les courriels envoyés et reçus sont conservés en archive.
  • Types de courriels reliés à info@excavationsallard.com:
    • Feuilles de temps des fournisseurs
    • Réception de bons
    • Placement de commandes chez les fournisseurs
    • Réception des listes de prix
    • Réception de soumissions, plans et permis
    • Communication avec la clientèle, avant l’étape de la facturation
    • Réception de publicités et de promotions
  • Types de courriels reliés à gestion@excavationsallard.com:
    • Réception des factures et états de compte des fournisseurs
    • Avis de facture des fournisseurs
    • Communication avec la clientèle pour les factures et états de compte
    • Réception de courriels de la part de:
      • Gouvernement du Québec
      • Gouvernement du Canada
      • NECSST (CSST)
      • CCQ
      • APCHQ
      • BANQUE CIBC
      • AESEQ
      • Assurances
      • Boivin & Associés
      • Revue IC
      • Comptable (BMB)
      • Sage 50

Textos
L’utilisation des textos pour communiquer avec les employés est parfois plus efficace qu’un appel téléphonique. Le fait d’appeler un employé alors qu’il est sur un chantier peut réduire la productivité. Si donc l’information à transmettre est simple et ne requiert pas un long dialogue, les textos sont préférable. Il faut tenir compte que ce ne sont pas tous les employés qui utilisent cette méthode de communication. Il est aussi une solution d’envoyer une demande de rappel par message texte; l’ouvrier a donc la liberté de retourner l’appel au moment opportun sur le chantier.

De plus en plus, les gens utilisent les textos. Bien que ça ne soit pas le moyen le plus recommandable, pour une compagnie, de communiquer avec sa clientèle, il y a des contextes où ils peuvent être utiles et même renforcer notre service à la clientèle. Par exemple, lors d’une conversation téléphonique, si nous avons des informations telles que notre adresse courriel ou postale à donner, il peut être proposé au client de lui envoyer les informations par texto; c’est plus simple pour lui, et il n’y a pas de risque d’erreur.

Les textos peuvent êtres envoyés directement à partir du téléphone mobile ou par le biais de l’application web Airdroid. Pour se connecter:

  • S’assurer que le téléphone est connecté au wifi du bureau
  • Sur le mobile, ouvrir l’application Airdroid
  • Prendre note de l’adresse url suggérée (http://192.168.1.???:8888)
  • Sur l’ordinateur, ouvrir une nouvelle page dans Google Chrome.
  • Inscrire l’adresse url suggérée par le téléphone et valider
  • Si une confirmation est demandé à l’écran du mobile, accepter
  • Sur l’écran principale d’Airdroid, sélectionner l’icône “Messages”
  • Inscrire le numéro du destinataire, composer le message et envoyer

Telegram
Cet outils n’a pour but que d’améliorer la circulation de l’information dans le bureau. Telegram est un programme de clavardage. Il permet de communiquer des renseignement rapidement dans déconcentrer le destinataire. Bien souvent, le fait de parler prend d’avantage de temps et affecte la concentration; c’est pourquoi l’utilisation de Telegram est fortement recommandée.

En clavardage, il devient facile de partager de l’information écrite (numéro de téléphone, adresses, etc). L’un des avantages de Telegram est la transmission de fichiers. Il ne suffit que de faire glisser un fichier à partir d’un dossier jusque sur la fenêtre de conversation. Par contre, en utilisant cette fonction il faut faire attention de ne pas accumuler de duplicata de fichiers et ainsi être désorganisé.