Appellation des fichiers

Cette page vise le même but que la structure de Google Drive: conserver l’ordre et l’uniformité dans l’organisation des fichiers. En développant une habitude commune sur la façon de nommer les fichiers, il devient alors beaucoup plus facile de se retrouver et d’utiliser Google Drive.

Dossiers clients
La façon de nommer le dossier d’un client est expliquée dans la page ouverture des dossiers.

Les dossiers projets qui sont dans les dossiers client doivent contenir deux éléments: Le nom abrégé du projet et l’adresse (no. civique et rue) entre parenthèse.
Ex.: Excavation maison (123, des Érables).

Selon la structure de Google Drive, les fichiers sont divisés en dossiers spécifiques.
Respecter le nom de chacun:

  • Documents: pour les plans, devis, photos, documentation
  • Soumission: pour les notes de soumission, brouillons, soumissions finales
  • Estimation: pour les notes d’estimation, brouillons, estimations finales
  • Facturation: pour les formulaires de facturation, factures

Documents officiels
À l’exception des factures et des états de compte, le nom des documents officiels dont Excavation S. Allard est l’auteur doivent contenir le type de document et le titre abrégé. Le titre utilisé peut être le même que celui employé pour ouvrir le projet dans Gestio et pour nommer le dossier du projet en question. Par exemple, pour un client qui veut obtenir une soumission pour l’excavation de sa maison, le nom du projet dans la base et du dossier du projet serait: “Excavation maison”. Le titre dans la soumission serait: “Excavation pour nouvelle construction résidentielle”. Le nom du fichier de la soumission serait donc: “Soumission Excavation maison”.

Pour les factures, c’est plus simple; le nom doit contenir le numéro de facture seulement. Ex.: “Facture 2145”.

Les états de compte, pour leur part, puisqu’ils englobent la totalité des factures pour un même client, il ne peut y avoir qu’un seul état de compte par client. Le nom n’indique donc que le nom du client. Ex.: “État de compte Construction Francis Alphonso”.