Transmission des documents
Toutes transmission de documents doivent être mentionnées dans le journal. S’il y a lieu, les indicateurs de progression dans Gestio doivent être mis à jour. Un suivi systématique doit être démarré pour chaque document envoyé. Détail du suivi ici.
Transmission par courriel
Si le courriel est envoyé depuis info@excavationsallard.com, inscrire dans le sujet du message le type de document ainsi que le titre de la soumission. Ex.: “Soumission Nouvelle installation sanitaire”.
Si le courriel est envoyé depuis une adresse autre que info@excavationsallard.com, ajouter dans le sujet “Excavation S. Allard”. Ex.: “Excavation S. Allard – Soumission Installation sanitaire”.
Si la soumission à envoyer contient plus d’un titre, inscrire tous les titres en les séparant d’une virgule. Ex.: “Soumission Excavation pour nouvelle résidence, Excavation pour garage détaché”.
Si plusieurs types de fichiers sont envoyés dans un seul message, ne pas mettre les titres, mais seulement les types de documents séparés par une virgule. Ex.: “Soumission, Liste de prix, Lettre de garantie”.
N’envoyer des fichiers qu’au format PDF.
Transmission par la poste
N’utiliser que des enveloppes contenant le logo et le nom de la compagnie.
Si l’adresse postale est spécifiée sur l’un des documents, s’assurer d’un enlignement parfait avec la fenêtre de l’enveloppe.
Imprimer les documents en couleur (s’il y a lieu), avec un niveau de qualité élevé.