Suivi des documents

À moins d’indications contraires chaque document que nous produisons doit être suivit; aucun ne doit tomber “entre deux chaises”. Pour faciliter la tâche, tous les suivis sont inscrits au calendrier. De cette façon les suivis à faire sont affichés au jour le jour.

Un suivi efficace dégage une image professionnelle de l’entreprise. Une bonne connaissance du métier entretient également cette image. Toute la section de l’apprentissage dans pyramide est dédiée à cet effet.

Pour tous les suivis:

Prioriser la communication téléphonique avant les courriels
Chaque étape du suivi doit être notée au journal.
Tant qu’un suivi n’est pas complété, il faut inscrire la prochaine étape au calendrier pour ne pas perdre le fil

Étapes

Environ 24h (5 jours pour la poste) après la transmission de documents, si aucun accusé de réception reçu, recontacter le client pour s’assurer qu’il a bien reçu les documents et le mettre en confiance de nous contacter s’il a des questions ou des correctifs à apporter.
À moins d’une entente différente avec le client, recontacter le client 5 jours (ouvrables ou non) suite à l’envoie des documents pour se montrer intéressé au client et savoir s’il y a des questions. Cette étape n’est valide que pour les nouveaux clients dans le secteur résidentiel.
À moins d’une entente différente avec le client, recontacter le client 15 jours (ouvrables ou non) suite à l’envoie des documents pour savoir si une décision a été prise.
Si, après 30 jours (ouvrables ou non), nous n’avons toujours pas de décision officielle de la part du client, le recontacter pour avoir un suivi et prendre entente à savoir quand devons-nous le rappeler où s’il le fera lui-même.
Si après 60 jours (ouvrables ou non), nous n’avons toujours pas de nouvelles du clients, considérer le contrat comme perdu.

Fermer les contrats perdus

Mentionner la raison de fermeture du contrat dans le journal, et mentionner la désactivation du projet et du client (s’il y a lieu).
Rendre le projet inactif dans Gestio
Si désactivant le projet, le client ne contient plus aucun projet actif, rendre le client inactif également

Documents signés
Les documents signés doivent être sauvegardés au même endroit dans Google Drive que le document original (non-signé). Si le document signé nous a été acheminé par fax ou remis en mains propres, il faut en faire une copie électronique. La copie papier peut-être détruite. Voir l’article sur la réception en personne pour connaître comment effectuer une copie électronique d’un document.