Compilation des heures
La compilations des heures consiste à garder le registre des heures travaillées par les employés à jour. Dans le registre, les heures sont divisées par secteur d’activité (ou branche de salaire). C’est également avec le registre que le suivi des heures à payer est fait. Idéalement, cette tâche est effectuée parallèlement avec la gestion des feuilles de temps.
À faire
La mise à jour du registre se fait en même temps que l’approbation des feuilles de temps.
*Astuce: Lorsqu’une feuille est faite et révisée, avant de cocher la case “Approuvée” inscrire les heures dans le registre.
Il faut inscrire 0h pour les jours où les employés n’ont pas travaillés pour montrer qu’il n’y a pas eu d’oublie dans la gestion des feuilles de temps.
Mensuellement, un comparatif doit être fait avec les heures enregistrées dans Gestion et le registre pour s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs. Démarches pour obtenir le cumulatif des heures du mois précédant pour chaque employé:
- Dans Gestio, aller à la page “Feuilles de temps” sous l’onglet “Rapport”
- Placer le filtre “30 derniers jours” à “Autre”
- Dans les champs “Du” et “Au” du premier au dernier jour du mois précédant
- Sélectionner l’employé à vérifier dans le filtre “Employé”
- Appuyer sur filtrer et lire le total au bas de la liste
- Comparer avec le registre, comprendre et corriger les erreurs au besoin
Mensuellement, remettre une copie du registre du mois précédant à chaque employé afin qu’ils aient un suivi.