Gestion des bons et factures

Les bons et les factures arrivent de partout: par courriel, par la poste et par les ouvriers. Puisque la plupart de ces documents concernent les chantiers, la personne la mieux placée pour les traiter est celle qui gère et connaît les feuilles de temps. Bien que cette page fasse partie intégrante de la gestion des feuilles de temps, elle englobe aussi le traitement du courrier et des documents reçus par courriel.

Pour toutes factures reçues, il est important d’inscrire la date de réception à l’aide de l’estampe. De cette façon il est facile de se rappeler la date de réception des factures.

Bons
Les bons sont des reçus qui justifient les factures émises par les fournisseurs. Tous les bons sont conservés dans une chemise pour qu’au moment de la réception de la facture, ils puissent y être comparés.Voici la liste des types de bons et la façon de les gérer:

Bon de chargement/pesée:
Feuille remise aux camionneurs pour les chargements et les dépôts de matériaux en vrac. C’est aux camionneurs de compiler et d’inscrire les bons dans leurs feuilles de temps, mais la personne en charge des feuilles de temps dois réviser les poids et les types de matériaux. Voir gestion des feuilles de temps. Les bons doivent être classés par fournisseurs et insérés dans la chemise orange en attendant la facture.
Bon de commande:
Ces bons sont généralement remis lors d’achat de matériaux pour les chantiers (tuyaux, fosses septique, isolant…). À moins d’indications contraires, ils ne sont pas inscrit dans Gestio mais ils sont mis directement dans la chemise des bons.
Bon de location:
Pour toutes les machines et outils loués un bon de location est remis à l’employé. Afin de retracer pour quel(s) projet(s) l’outils a été loué, il faut inscrire le numéro de bon, une description de l’outils ainsi que le fournisseur dans une feuille de matériaux et locations. Il arrive qu’une même location soit utilisée pour plusieurs projets. Il est important de garder un suivi avec les employés concernés pour bien répartir la location dans chacun des projets. Il se peut donc qu’il faille créer une feuille de matériaux et locations pour chacun des projets.
Après enregistrement, le bon est placé dans la chemise des bons.
Bons de travail:
La grande majorité des compagnies engagées en sous-traitance vont remettre des bons de travail à l’un de nos ouvriers sur le chantier. Il faut, inscrire chacun de ces bons dans une feuille de matériaux dans un bloc de produit. Mentionner le nom de la compagnie, le numéro de bon et une description des travaux exécutés. Les bons sont ensuite placés dans la chemise des bons, classés par compagnie.
Bons de travail camionneur:
Ces bons nous sont remis par les camionneurs engagés en sous-traitance. Ceux-ci sont tenu de diviser leurs heures de travail comme les employés, mais n’inscrivent pas eux-même leurs feuilles de temps dans Gestio. Il faut donc que le responsable des feuilles de temps crée les feuilles pour ces camionneurs.Les bons de travail sont ensuite déposés dans la chemise des bons, classés par compagnie de transport.

Factures avec bons
Ce paragraphe vise les factures qui sont précédées par des bons de tous types. Ce genre de facture affiche une liste de tous les bons qui y sont inclus. L’exercice est de s’assurer que nous avons tous les bons inscrits sur la facture et que les informations sont exactes (temps, quantité, type de matériaux, etc). Une telle vérification permet de corriger plusieurs erreurs telles que:

La facturation de matériaux ou de services qui vont pour une autre compagnie
L’omission de la part du fournisseur de facturer un ou plusieurs bons
La facturation du mauvais produit
L’omission pour un employé ou un sous-traitant de remettre ses bons
…

Une fois la facture vérifiée et les problèmes réglés (s’il y a lieu), agrafer l’ensemble des bons reliés à la facture derrière celle-ci, appliquer une étoile à l’aide de l’estampe en guise d’approbation et remettre la facture à la personne en charge de la comptabilité.
Factures sans bons
Le traitement est plus simple dans le cas des factures qui n’ont aucun bons rattachés. La surveillance de ce type de factures tient de la responsabilité de la personne en charge de la comptabilité. Par contre, il faut tout de même apposer la date de réception sur chacune des factures à l’aide de l’estampe. Voici des exemples de factures qui n’ont pas de bons:

Remplissage d’essence pour les pick ups
Commande de pièces de machinerie (Nortrax, Peterbilt…)
Fournisseur de matériaux chez lequel nous n’avons pas de compte
Transactions effectuées avec les cartes de crédit de la compagnie

Factures des fournisseurs de diesel
Parce que nous avons droit à un remboursement partiel des taxes sur le diesel pour certaines machines, les bons de remplissage fournis par les livreurs de diesel reçoivent un traitement particulier. À chaque remplissage, un bon nous est donné par la même occasion. À l’occurrence, placer en ordre chronologique les bons dans la chemise des bons classées par fournisseurs. Si sur l’un des bons le montant total n’est pas écrit, y inscrire le montant au litre qui nous a été donné par le fournisseur au moment de la commande et inscrire le montant total que nous devrions payer en multipliant le montant au litre par le nombre de litres livrés.

Au bout d’une certaine échéance, les fournisseurs de diesel nous envoient une facture officielle qui englobe tous les derniers bons qui nous ont été remis. De la même façon que les bons de chargement des camionneurs, il faut soigneusement comparer le prix de chacun des bons avec ceux qui sont inscrit sur la facture. Au besoin, comprendre et corriger les erreurs.

Une fois la facture vérifiée et validée, il faut produire une photocopie de tous les bons qui y sont associés. Les photocopies sont agrafées à l’arrière de la facture, une étoile est apposée sur celle-ci, à l’aide de l’estampe et est ensuite remise à la personne en charge de la comptabilité. Les bons originaux, quant à eux, sont classés en ordre chronologique (tous fournisseurs confondus) dans la chemise des bons de remplissage. Pour faciliter la recherche, les bons peuvent êtres séparés par mois à l’aide d’un trombone et un «post-it» avec l’inscription du mois peut être apposé sur le bon du dessus.

De 2 à 3 fois par années, l’un des responsables prendra la totalité des bons pour les envoyer avec les formulaires dûment remplis à Revenu Québec afin d’obtenir un remboursement sur les taxes.