Suivi des projets

Afin de conserver les projets à jour, des suivis mensuels et hebdomadaires sont planifier. Ils servent à detecter les erreurs et prévenir les oublis. Ces suivis sont inscrit dans les calendriers “Soumission” et “Facturation”.

Soumission
Effectuer une navigation mensuelle dans la liste des projets pour détecter s’il y a des conflits dans les indicateurs de progression. Corriger les erreurs au besoin.

  • Ouvrir Gestio dans le menu «Projets»
  • Placer le filtre «date» à «30 derniers jours»
  • Utiliser les filtres des indicateurs de progression pour trouver les conflits suivants :
    • Pas de soumission mais soumission signée
    • Entente directe mais soumission signée
    • Pas de soumission mais travaux débutés
    • Pas de soumission mais travaux prêt à facturer
    • Facturé, mais pas prêt à facturer
    • Payé mais pas prêt à facturer
    • Payé ou payé partiellement mais pas facturé ou facturé partiellement
  • Comprendre et corriger les erreurs s’il y a lieu

Effectuer une navigation mensuelle dans la liste des projets pour détecter s’il y a des projets actifs créés depuis plus de 90 jours qui doivent être mis inactifs. Rendre les projets inactifs au besoin.

  • Ouvrir Gestio dans le menu «Projets»
  • Placer le filtre «date» à «Autre»
  • Placer la date «Du» 4 mois plus tôt que la date actuelle
  • Placer la date «Au» 3 mois plus tôt que la date actuelle
  • Placer le filtre «Statut du projet» à «Non débuté»
  • Filtrer
  • S’il y a lieu, rendre inactif tous projets n’ayant ni soumission ni entente directe et n’ayant pas débuté.
  • Si d’autres projets sont trouvés, comprendre pourquoi ils sont non-débutés et toujours actifs. Au besoin, rendre inactifs ceux qui doivent l’être.

Facturation
Effectuer une navigation hebdomadaire dans la liste des projets pour détecter s’il y a des projets prêts à être facturés qui n’ont pas été marqués comme étant prêts. S’informer du statut des projets et corriger les erreurs au besoin.

  • Ouvrir Gestio à la page «Projets par date de modifications» accessible à partir du sous-menu de l’onglet «Rapports».
  • Placer le filtre des dates à «Autre».
  • Pour la date «Du», choisir le lundi d’il y a trois semaines.
  • Pour la date «Au», choisir le vendredi d’il y a deux semaines.
  • Mettre le filtre de la facturation à non-facturé.
  • Filtrer.
  • Si des projets apparaîssent comme n’étant pas encore prêts à être facturés, contacter le/les responsable(s) par texto pour savoir s’ils sont prêts à être facturés.
  • Si des projets apparaîssent comme étant prêts à être facturés, mais qu’aucun formulaire de facturation n’a été reçu, contacter le/les responsable(s) par texto pour faire un rappel.

Effectuer une navigation hebdomadaire dans la liste des projets pour détecter s’il y a des projets prêt à être facturés depuis plus de 7 jours qui n’ont pas été facturés. Si le formulaire de facturation manque pour un projet, avertir le responsable du projet en question, sinon, mettre en priorité de produire la facture.

  • Ouvrir la page “Projets par date de modification” accessible via le menu “Rapport”.
  • Placer le filtre des dates à «Depuis le début».
  • Placer le filtre status du projet à «Prêt à facturer».
  • Placer le filtre facturation à «Non facturé».
  • Filtrer.
  • Mettre en priorité de facturer les projets dont la date apparaîssant est d’au moins 7 jours.
  • Refaire le même exercice mais en plaçant le filtre facturation à «Facturé partiellement».