Ouverture des dossiers
La bonne gestion des dossiers client est primordiale. C’est pourquoi cette page n’est dédiée qu’à l’ouverture de dossiers. Le tableau ci-dessous décrit les conditions pour ouvrir des fiches client/projet dans Gestio ainsi que les dossiers Google Drive:
| Client | Projet | Drive | |
| Demande de soumission accompagnée de documents/plans | X | X | X |
| Demande de soumission, client affirme que nous avons le contrat | X | X | – |
| Client existant appelle pour nouveau projet | X | X | – |
| Nouveau client demande retour d’appel, sans fichier | X | – | – |
| Demande d’informations sans fichier ou info pertinente, ni demande de rappel | – | – | – |
*IMPORTANT: avant d’inscrire un nouveau client dans Gestio, il faut vérifier s’il existe déjà. Au besoin, réactiver un client inactif.
Afin de conserver l’uniformité dans les dossiers…
- utiliser la nature des travaux pour nommer le projet (s’inspirer du nom des projets existants dans Gestio).
- classer les dossiers Google Drive par nom de famille ou d’entreprise sans tenir compte des titres universels comme:
- Construction
- Habitation
- Entreprise
- Développement
- etc…
- respecter la structure de Google Drive et l’appellation des fichiers lors de création/ajout de fichiers/dossiers
- s’assurer de l’existence d’une fiche client et d’une fiche projet se rattachant au dossier Drive créé
- enregistrer les documents fournis par le client dans le dossier «Documents» du projet.
- mentionner l’ajout de fichiers dans le journal